Itt különbséget kell tennünk fontos és sürgős feladatok között:
• fontos az a feladat, amelynek végrehajtása elengedhetetlen céljaink eléréséhez
• sürgős az a feladat, amely azonnali figyelmet igényel, és gyakran valaki más céljainak az eléréséhez járul hozzá
Hogyan használjuk az eszközt?
- lépés: Sorold fel az összes olyan teendőt, feladatot, amelyet el kell végezni. Mindent érdemes ide összegyűjteni, ami munkaidőt igényel, akkor is, ha hirtelen nem tartod fontosnak!
- lépés: Jelöld a feladatokat egyenként 1-től 5-ig fontosságuk szerint. Azokat a teendőket tekintjük fontosnak, amik hozzájárulnak a céljaink eléréséhez. A határidőkkel ne foglalkozz, most annak nincs jelentősége!
- lépés: Értékeld a feladatokat egyenként 1-től 5-ig sürgősségük szerint!
Így pontosan tudni fogod, hogy mit hová kell beírni.
Mit jelent a négy terület?
Sürgős és fontos
A sürgős és fontos feladatoknak két csoportja van: azok, amelyeket nem láthattál előre, vagy azok, amelyeket az utolsó pillanatra hagytál. Az időd jobb tervezésével ez utóbbiak számát jelentősen csökkentheted. Természetesen mindig lesznek olyan feladatok, amelyeket nem látunk előre és nem tudunk elkerülni.
Sürgős és nem fontos feladatok
A sürgős és nem fontos feladatok azok, amelyek akadályoznak céljaid elérésében és abban, hogy elvégezd munkádat. Gondold végig, melyek azok a feladatok, amelyeket át tudsz ütemezni, vagy valaki mással megcsináltatni. Ezeknek a tevékenységeknek a forrása általában egy külső személy. Néha muszáj nemet mondanunk embereknek, és bátorítanunk őket, hogy oldják meg maguk az adott problémát.
Nem sürgős de fontos feladatok
Ezek azok a feladatok, amelyek segítenek elérni a személyes és szakmai céljaidat. Gondold végig, van-e elég időd ezekre a feladatokra úgy, hogy ne váljanak sürgőssé. Hagyj elég időt az előre nem tervezhető, “beeső” ügyekre is! Ez segíthet növelni annak az esélyét, hogy tartani tudd az előre eltervezett ütemezést, és jelentősen csökkenjen a sürgőssé válás okozta stressz.
Nem sürgős és nem fontos feladatok
Ezek azok a feladatok, amelyek megzavarnak a munkádban, és amelyeket ha lehet, el kell kerülni.
Előző lecke: Mi a sürgős? Mi a fontos?
Következő lecke: Pareto-elv (80/20-as szabály)
